Voditi projekt je v sodobnem času majhnih dobičkov ogromen izziv za podjetja in velika osebna odgovornost za projektnega vodjo. Vendar se zelo pogosto zgodi, da projektno vodenje celo direktorji podjetij prevalijo na nestrateške funkcije in zaposlene.
Na oddelke torej, ki nimajo dovolj moči in informacij, da bi na uspeh projekta lahko učinkovito vplivali. Veliko poskusov projektnega vodenja v organizacijah je bilo katastrofalnih. Zato je potrebno projektno vodenje ustrezno zastaviti in ga negovati. Načinov za to je več, še več pa je možnosti za neuspeh.
Zakaj projekti in projektno vodenje?
Za razliko od tekočega traku, kjer delavci opravljajo zgolj rutinska monotona opravila, predstavljajo projekti ekspedicije sodelujočih do zadanega cilja. Ta cilj je lahko nov produkt, prenova poslovanja ali konkurenčna prednost, ki obljublja ekonomske koristi za naročnika projekta.
Projekti so vedno pot do nečesa novega. Do nečesa novega pa lahko pridemo tudi na manj organiziran način. Lahko upamo, da se bo kaj spremenilo. Lahko pustimo, da se stvari spremenijo same. S projekti uvajamo spremembe na način, ki ga imamo pod nadzorom.
Projektno vodenje je disciplina izvajanja in vodenja projektov. Gre za strateško funkcijo v podjetju, ki zagotavlja, da so investicije vedno v skladu s strategijo. Zagotavlja tudi motiviranost zaposlenih za prizadevanje
Dejavniki uspešnosti projektov
Ali bo končni rezultat izboljšava ali izguba denarja in časa odloča več dejavnikov:
Podpora uprave – če stoji za projektom vodstvo, potem vlada na projektu posebna kemija in pazljivost. Člani projektne ekipe so prizadevni in se želijo dokazati. V nasprotnem primeru gre za projekt, ki ne obstaja, nima sredstev in prioritete.
Način vodenja – je odvisen odvpeljane metodologije projektnega vodenja v organizaciji (pravila, odnosi) ter individualnega voditeljskega stila projektnega vodje. Projektni vodja ne sme biti avtokrat, narcistična osebnost ali egocentrik, saj s tem skrha odnose v timu. Optimalni slog vodenja je umirjen, fokusiran na cilj in z jasnimi navodili.
Razpoložljivost resursov – finančnih, človeških (znanje!) in materialnih ter časa. Projekt se črpa iz dodeljenih virov, praviloma pa je vedno podvržen časovnim pritiskom. Kombinacija utilizacije ustreznih resursov.
Zunanje okolje – naklonjenost zunanjega okolja za uspeh projekta je pogosto odločilna. Zunanji deležniki projekta so lahko negativni (se nadejajo neuspeha) ali pozitivni (spodbujajo uspešnost projekta).
Metodologija projektnega vodenja
Ali se projekti v organizaciji vodijo tradicionalno ali agilno je odvisno od zrelosti najvišjega vodstva. Tradicionalno projektno vodenje sledi korakom od začetne definicije ciljev do njihove izvedbe. Na poti do izvedbe končnih ciljev se lahko okoliščine spremenijo in tradicionalni projekt ne uspe zadeti bistva. Agilno projektno vodenje je nasprotje tradicionalnemu. Namreč pričakuje, da se bodo okoliščine spreminjale ter da bo nastala sprememba po adaptaciji končnega produkta. Tako je rezultat projekta veliko bolj skladen z realno potrebo.
Slabosti agilnega projektnega vodenja so tako: nejasen fokus in prevelika toleranca do spremembe. Na drugi strani pa so slabosti metodolgij tradicionalnega projektnega vodenja v togosti in potratnosti resursev.
Informacijska podpora projektnemu vodenju
Programska oprema za vodenje projektov večinoma ni vezana na metodologijo, kar pomeni da je metodološko agnostična. Tudi pregovorno tradicionalni programski paketi (npr. MS Project) lahko podprejo agilno projektno metodologijo in obratno. Programske rešitve iz obalak (npr. Trello) je lahko informacijska podlaga tradicionalnemu (waterfall) principu vodenja. Poglavitno pravilo ob izbiri računalniškega programa za vodenje projektov je skladnost z zastavljeno metodologijo projektnega vodenja. Na trgu je tako na voljo več alternativ med katerimi se je potrebno odločiti: Primavera, Daptiv, MS Project kot uveljavljene informacijske rešitve ter storitve iz oblaka kot so Trello, Asana in Basecamp, ki so pregovorno predstvniki novega vala informacijskih rešitev za projektno vodenje.
