Terminski plan za projekt je časovnica, ki pomeni kompas udeleženim v projekt. Vodstvo ima s projektnim načrtom transparentno sliko, kakšni so naslednji koraki projekta. Projektni vodja mora za učinkovit projektni načrt upoštevati pravila njegove izdelave, ažuriranja in komuniciranja med deležniki.
V življenju in pri delu so situacije, ko se je potrebno umiriti, postaviti stvari na svoje mesto in šele potem začeti delati. Narediti pravo stvar.
- Prenova stanovanja,
- nakup avtomobila,
- postavitev spletne strani,
- priprava nešportnika na tekaški maraton,
- izboljšanje poslovanja svojega podjetja,
- uvedba novega informacijskega sistema,
- razvoj in trženje nove storitve ali produkta,
- strukturne reforme na državni ravni.
Nekateri ljudje se takšnih izzivov lotijo z večjo pozornostjo. Rečejo jim “projekti“. Preden začnejo delati, naredijo plan projekta. Nemci pravijo:
Bolje dvakrat premisliti kot imeti en pomislek kasneje. Denken lieber zweimal, statt einmal nach.
Kaj je pomembno pri izdelavi terminskega plana?
Delate tudi vi na “projektu”? Takšne sorte projektu, da bi bilo dobro razmišljati, kako se ga lotiti? Planirati aktivnosti, stroške, čas, koristi? Ali ste zanj celo odgovorni? Potem vas verjetno od začetka naprej obletavajo takšna vprašanja:
- Kaj vse moramo narediti in do kdaj?
- Kaj lahko delamo vzporedno in česa niti pod razno ne smemo zamuditi?
- Koga moram vključiti in koliko bo stalo?
Vem, veliko je skrbi. Zagotovo boste na začetku spregledali nekatere detajle. Ali pa boste svoj plan nenehno premlevali, da ga ne bi pozabili. Vsakemu novemu sogovorniku pa boste morali posebej razlagati, kako ste si zamislili potek izvedbe svojega projekta. In jutri bodo vaše zamisli že malo drugačne kot tiste predvčerajšnjim… Zares škoda življenjske energije. Dajte to iz sebe, na papir, nekam… Izdelajte plan.
Kako izgleda projektni načrt?
Iz svojih izkušenj lahko povem, da ni univerzalnega projektnega načrta. Ni vnaprej pripravljene najboljše predloge, ni template-a. Čeprav obstajajo standardi, učbeniki, seminarji, svetovalci, profesorji, ki nas prepričujejo v “en in edini pravi” pristop. Vsak projekt je zase toliko poseben, da zahteva izdelavo plana po meri.
Kako bo izgledal plan je odvisno od več dejavnikov: starost in izkušenost članov projektne ekipe, metodologija podjetja (če je) in zahteve vodstva, orodja, ki so na voljo za planiranje, birokratska kapaciteta vključenih članov, njihove osebne lastnosti, strokovna podkovanost projektnega vodje in nenazadnje njegova kreativnost (lahko bi rekel tudi občutek za človeško dojemanje oziroma UX).
1. Terminski plan v Excel preglednici
Moj zadnji projektni plan (natančneje akcijski načrt za prehod v produkcijo) sem v obliki tabele izdelal v Excelu.
Izgledal je dokaj dolgočasno in s časom se je število projektnih aktivnosti potrojilo, a vsak sodelujoči je vedel kaj se od njega pričakuje in do kdaj (do ure natačno!). Izvedene aktivnosti smo pobarvali zeleno, tiste v zamudi pa rdeče. Preglednica je vsebovala stolpce kot so: ID, začetek, konec, naloga, odg. podjetje, odg. oseba, komentarji.
Glede na dogajanje sem ga osveževal na dva do tri dni. Vsako novo verzijo sem zunanjim članom projekta še svežo dostavil po e-pošti, notranje sodelavce pa obvestil o novi verziji plana na skupnih mapah.
2. Agilni projektni načrt
Predzadnjega sem v obliki barvnih lističev pripenjal na tablo. Z bucikami na kartonasto tablo, kar se je veliko bolje obneslo kot leplenje, ki je v aglinem vodenju veliko bolj popularno. Vsaka barva je pomenila svoje področje projekta. Po tabli pa smo listke premikali od leve (“to do”), na sredino (“doing”), do desne (“done”):
Več kot 3 mesece smo vsako jutro izvedli NDP sestanek, kjer je vsak udeleženec na kratko poročal o: N- narejeno, D – plan za danes, P – problemi. Ostale dokumentacije nismo producirali, razen tiste, ki je nastajala kot projektni izdelek. Šlo je za enostavno in presenetljivo uspešno uvedbo kanban agilne metodologije, za katero sem odločitev sprejel po ogledu predavanja The Psychology of Kanban.
Z zadovojlstvom moram poudariti, da je s tem pristopom timsko delo zares prišlo do izraza in bilo je pravo veselje delati in voditi takšen projekt, čeprav so se izzivi občasno zdeli nerešljivi.
3. Terminski plan v Microsoft Project (ganttov diagram)
Še enega prej pa sem izdelal v računalniškem programu MS Project.V obliki ganttovega diagrama.
Ganttov diagram je klasična metoda planiranja, ki se je iz starih industrijskih časov ohranila vse do danes. Z njim so planirali polet na luno, gradnjo cest, proizvodnih linij, korporativne reorganizacije in izgradnjo informaciskih sistemov.
Ker sodelavci na projektu vsi niso imeli programa MS Project, sem za njih izdelal vedno svežo PDF kopijo plana. Projekt je bil tako pod kontrolo, ampak sodeč po članih na projektu sem podvomil, da so plan “kupili” za svojega. Celo na dnevnem nivoju sem moral veliko energije vložiti v razlaganje povezav, trajanja in odgovornosti zapisanih v planu – vsakemu posebej, kar se mi je zdelo neproduktivno in jasna povratna informacija, da verjetno ganttov diagram za povprečnega člana projekta ni najbolj prebavljiva oblika projektnega plana.
4. Infografika oziroma prosta skica ali slika
Projektni vodja mora biti vsestranski. Da tudi, ko samo surfa po internetu, ali pa si v trgovini ogleduje embalažo novega pralnega praška, to pomeni učenje. In z dovolj odprte glave bo nekoč celo iz obstranskih informacij ustvaril nekaj koristnega.
Tako sem se tudi jaz nekaj časa zabaval z iskanjem zanimiv infografik po spletu. Gre za slikovno tehniko prikazovanja velike količine podatkov na uporabniku zelo prijazen način.
Razmišljal sem: če so ljudje od znanosti projektnega vodenja preveč oddaljeni, da bi si znali predstavljati projektni načrt, potrebujejo drugačno spodbudo. V duhu “sam svoj mojster” sem torej ubral infografično tehniko in nastal je slikovit projektni plan:
Članek je bil objavljen na Projektnem Blogu, junija 2012
