Vse okoli nas doživlja svoje faze. Življenje gre skozi faze: rojstvo, otroštvo, odraslost, starost, smrt. Leto gre skozi faze: pomlad, poletje, jesen, zima. Vse ima sebi lasten življenjski cikel. Tudi veličastna jahta, ki je bila danes zasidrana 50 m od obale ima svoj življenjski cikel: od konstruktorjeve ideje, izdelave, prodaje, dolgoletne uporabe do končne razgradnje. In tudi stvari, za katere bi mislili, da so večne.
Faze so jedro projektne izvedbe
In ker projekti niso večni, morajo biti učinkoviti glede na sredstva in čas, ki jim je dodeljen. Razdelitev projektov na faze pomeni, da večje količine dela razdelimo na bolj obvladljive enote. Tako poteka življenjski cikel gradbenega projekta skozi faze, npr.: nakup parcele, izkop temeljev, postavitev hiše, strehe, notranja ureditev in ureditev okolice. Projekti v informatiki imajo življenjski cikel npr.: analiza stanja, analiza potreb naročnika, definiranje koncepta rešitve, uskladitev in potrditev koncepta rešitve, implementacija koncepta rešitve, prenos rešitve v uporabo in vzdrževanje.
Vrste projektov po industrijah
Projekti v marketingu in PR, projekti v zavarovalništvo, filmski industriji, medijih, financah, javni upravi, vojski… vsako področje dejavnosti ima svoj značilen življenjski cikel projektov! A tudi v zavarovalnici imajo informacijske projekte, v gradbeništvu pa izvajajo projekte reorganizacije. In povsod so tudi projekti, katerih življenjski cikel je neponovljiv, definiran glede na unikatni končni rezultat in tedanje strokovne odločitve.
Ali niso faze vsakega projekta VZPOSTAVITEV, PLANIRANJE, IZVEDBA, KONTROLA in ZAKLJUČEVANJE?
Ne glede na izbrani življenski cikel projeka, so zgoraj navedene “faze projekta” dejansko skupine procesov projektnega vodenja. Gre za procese povezovanja, obvladovanja časa, stroškov, obsega, človeških virov, nabave, tveganj, komunikacij in pogodbenih raznmerij. Vsak projekt jih mora imeti, ali pa gremo kar takoj na delo.
Faze projektov in skupine projektnih procesov v praksi
Vzemimo sloviti zgledni primer konkretnega projekta: “gradnja hiše”, in predpostavimo, da gre za kompleksen projekt. Kot naročnik ali sponzor gradnje po pogovorih s strokovnjaki danes že približno veste, da si bodo sledile naslednje faze, npr: nakup parcele, izkop temeljev, postavitev hiše, notranja ureditev in zunanja ureditev.
“Bolj ko je projekt kompleksen bolj obvladljivega ga je potrebno narediti. Sun Tzu pravi, da si dober general svojo vojsko organizira tako kot da bi vodil enega človeka.” Kompleksen projektni plan se razdrobi na faze projekta.
Mejniki projekta po fazah
Projektni mejniki so pogosto enačeni s fazami projekta. Glavna razlika med obema je, da mejnik traja v teoriji 0 dni (sicer se v praksi lahko planira tudi več dni, kot na primer sestanek za projektni svet), faza projekta pa je sestavljena iz več aktivnosti, ki terjajo svoj čas. Ponavadi se po večji fazah projektnega načrta planira tudi mejnik, kot sredstvo revizije projektnega napredka. Pogosto so na mejnike vezani tudi finančni tokovi projekta, kot je na primer izdaja računov pod-izvajalcev. Projektni mejnik je lahko tudi čas odločitve prenosa določene narejene funkcionalnosti v živo (produkcijo).
Ali je na projektih preveč administracije?
Če je administracije preveč, potem se strinjam, da je administracije preveč. Vprašanje je le: “preveč za koga?” Za oddaljenega opazovalca, ki vidi poln fascikel dokumentacije, v katerem so nekje navedene tudi faze projekta? Ali za naročnika oziroma sponzorja projekta, ki projektu daje resurse (ljudi, denar!) in želi videti vse črno na belem, torej dokumentirano z vsemi varovalkami pred nenadzorovanim odtekanjem sredstev in časa? Bi si želeli izvajalca, ki vaš projekt vodi “po domače”, “od danes na jutri”, “po ustnih dogovorih”, “med prijatelji”, “z ustnim izročilom”, torej brez strokovnega pristopa?
Kot naročnik ali sponzor boste v sodelovanju s projektnim vodjem skupaj dorekli koliko administracije želite – prejemati, ali da jo vodja projekta sam izvaja. »Prikrojitev« standardov in postopkov glede na praktične koristi imenujemo »tailoring«. Projektni vodja, če je profesionalen, bo sam vedel, kaj je za določen projekt temeljni proces (in obvezna administracija) ter kaj so aktivnosti, ki pomenijo prekomerno papirologijo in nepraktično protokolarnost.
